Я Гайдзин

Как правильно написать email

Как правильно написать email

Живя в Японии рано или поздно Вам придется столкнуться с написанием письма на Японском языке. Как и в любом другом языке, в японском есть определенные правила ведения переписки и написания писем и email.

Общие рекомендации по написанию email.

Общие рекомендации относятся не столько к самому тексту, сколько к этикету составления письма.

Тема письма

Первое с чего все начинается - это правильно сформулированная тема. В ней нужно кратко и лаконично отразить главную суть письма. Тема - это первое что увидит получатель, после чего он примет решение насколько ему необходимо это читать, и не является ли Ваше письмо спамом.

Для понимания принципа того, что стоить писать в теме, проще всего рассмотреть плохой и хороший примеры:

Плохой пример Хороший пример Пояснение к плохому примеру
Встреча вопрос 4/10 (сб) встреча в 10:00 Неизвестная дата и не ясный смысл.
Отчет Отчет о поездке в Токио Непонятное содержание.
В связи с обновлением системы, электронная почта вероятно может быть не доступна первого апреля Возможны сбои в работе почты 1 апреля Название слишком длинное.

Так же в теме письма не стоит злоупотреблять пометками [ Важное!!! ],[ !Срочное ] и т.д. Их стоит ставить только тогда, когда это действительно необходимо. Все письма важные и не только Ваши. Если Вы постоянно пишите такие пометки, то через какое-то время на них просто перестанут обращать внимание.

Стиль написания

Не старайтесь уместить все письмо в один большой абзац. Текст должен быть легко читаем, что достигается путем правильного представления информации. Во многих источниках пишут и рекомендуют ограничить длину строки примерно в 35 символов, а между абзацами ставить двойной разрыв. На самом деле эта рекомендация не всегда хороша. Лучше писать короткие предложения, разделять текст на абзацы. Пользуйтесь форматированием текста, но только по назначению. Не делайте весь текст жирным или курсивом, а выделяйте нужный участок текста или одно конкретное слово.

Не читаемый и сложный для визуального восприятия пример письма :

私しか事実ついにその賞翫団という点の時をなっでしな。いやしくも昨日で講演どもしか始めてその焦燥ますだまでで飽いていらっしゃるだがは相違いったたらから、ちょっとには考えるましないですです。国が呼びつけたのもせっかく偶然がけっしてたますた。いよいよ嘉納さんに約束現象当然出入りにさなかろ自分その靄あなたか評にという同矛盾たなありらしくて、その今日は彼らか他権力をするが、大森さんのものに春の私でまあご把持と受けるて私世界がご指導がしようと勢いお計画に思っですあるのに、しきりに単に建設がありなけれていないのが書いますで。またただお礼式から合っのもぴたり自由とあらませのに、この頭にはするんがという徳義心が知らているあるた。

Тот же текст с нормальным форматированием:

私は時間あたかもこういう尊敬物とともに事のうちが生れたな。

ぷんぷん同年を応用院もようやくその発見たあるまでへしがいるんでも所有集っだたので、当然には調っですでただ。

方面をするでものはとうてい前にはたしてたますた。

必ずしも向さんで留学右これから腐敗に装うます道その国家私か養成にというお運動たたたいうと、その毎日もどこか社会飯に見から、 嘉納さんののから主義のそれに必ずしも大留学となるて私悪口をお演説をはまるようにいくら今話というならますのに、しかるにもし経過がしたてならましものにできるならです。

しかしすなわちお寸毫を亡びるものは全く自由というたて、その思想をは考えでがという自分が進んが得るでた。

Так же не стоит использовать “красивые шрифты”. Во-первых, скорее всего они не будут такими, как у Вас на компьютере. Во-вторых, некоторые из них могут просто не отображаться корректно. Если все же Вы хотите применить какой-либо шрифт, то лучше всего будет воспользоваться стандартными вариантами, которые есть на всех компьютерах.

Прикрепленные файлы

Во-первых, никогда не отправляйте пустое письмо(вообще без текста) с прикрепленными файлами. Как минимум в теле письма укажите сколько файлов Вы прикрепили. Если даже произойдет сбой и файлы не прикрепятся, то человек будет понимать, что что-то пошло не так.

Во-вторых, если файлы, которые Вы прикрепляете, большого объема или их много, то для этих целей лучше будет воспользоваться файлообменником. Если Вы собираетесь отправить папку с файлами в архиве, то используйте формат .zip, который можно открыть на любом компьютере без дополнительных программ.

Структура делового письма (email) на японском языке.

Вся техника составления текста email строится по определенному образцу, который перешлём от правил написания обычных писем. Тело письма можно условно разделить на следующие части:

宛名(Atena) => адресат, либо адресаты в копииях (CC:,BCC:)

挨拶 (Aisatsu) => приветствие 
名乗り (Nanori) => представление самого себя

本文(Honbun) => текст письма
    要旨(Yōshi)  => основная суть
    詳細(Shōsai) => подробности и детали

結びの挨拶(Musubi no aisatsu) => завершающие выражения письма со смыслом: "Искренне Ваш","С уважением" или "Best regards","Sincerely yours" 

署名(Shomei) => подпись

Подробно по каждому пункту структуры делового письма (email)

宛名(Atena) - адресат

В обращении к адресату следует указать не только его фамилию, но и должность, а также название компании.

На Японском:

株式会社 〇〇 		  (かぶしきがいしゃ〇〇)
代表取締役			   (だいひょうとりしまりやく)
長谷様 				(はせべさま)

На русском

АО "〇〇"
Исполнительному директору
Господину Хасэбэ

Пример достаточно стандартный и в большинстве случаев самый универсальный. Если мы ставим кого-то в копию, то следует об этом написать следующим образом

На Японском:

株式会社 〇〇			 (かぶしきがいしゃ 〇〇)
代表取締役			  (だいひょうとりしまりやく)
長谷部豊様			  (はせべゆたかさま)
(СС: 三好紗耶様)		  (СС:さんこうしゃ耶様)

На русском

Компания 〇〇
Исполнительному директору
Господину Хасэбэ Ютака 
(Копия: Госпаже Миёси Сая)

Этот вариант очень хорошо подходит тем, кто пишет нескольким адресатам, но нужно обязательно обратить особое внимание нескольких конкретных людей.

Если письмо необходимо отправить более 4 адресатам, часто используют обобщенное написание адресата. Для этого существует следующая конструкция 「御中」

На Японском:

〇〇株式会社御中	(〇〇かぶしきがいしゃおんちゅう)

На русском

Всем сотрудникам компании 〇〇

挨拶(Aisatsu) - приветствие

Итак, наступила пора представлений и приветствий.

Как правило, основное содержимое письма начинается с приветствия, которое обычно очень шаблонное:

На Японском:

いつもお世話になっております　（いつもおせわになっております）

На русском

Благодарю за Вашу поддержку

либо

С благодарностями за Вашу предстоящую поддержку и покровительство

Разумеется, существуют и другие шаблоны данной фразы, например, следующая:

На Японском:

いつも大変お世話になったおります  (いつもたいへんおせわになったおります)

На русском

С огромнейшими благодарностями за Вашу поддержку

Обычно 「お世話」(おせわ) фразы присущи переписке со сторонними компаниями.

Внутрикорпоративная переписка может выглядеть следующим образом:

お疲れ様です (おつかれさまです）－ Фраза не переводится, а скорее имеет шаблонное значение, так же как и в разговорной речи. Примерно можно сопоставить с “Как Вы поживаете” или “Все ли у Вас хорошо”.

Кроме того, зачастую встречаются следующие фразы:

  • ご無沙汰しております。(ごぶさたしております。) – давно мы с Вами не контактировали посредством писем (при личном приветствии можно перевести, как “давно мы с Вами не виделись”)
  • 早速のご連絡ありがとうございます。(さっそくのごれんらくありがとうございます。) – спасибо, что Вы так быстро связались со мной.
  • このたびは、ありがとうございます – Спасибо за недавний случай (используется, чтобы завести беседу о недавнем разговоре или недавнем происшествии. Примерно соответствует “Возвращаясь к нашему разговору”)
  • いつも利用いただき、ありがとうございます (いつもりよういただき、ありがとうございます）－ Спасибо за то, что Вы используете наш сервис (при общении с клиентами)

名乗り(Nanori) – представление себя.

Ваш адресат может Вас знать. Однако, если это Ваш первый контакт с получателем, данный пункт становится обязательным.

Чаще всего для первого контакта необходимо воспользоваться шаблонной формулировкой -「～をしております、〇〇と申します」 － Я занимаюсь тем-то тем-то (работаю там-то там-то) и меня зовут так-то, так-то.

На Японском:

〇〇株式会社の△△と申します (〇〇かぶしきがいしゃの△△ともうします)

На русском

Меня зовут △△, я представитель 〇〇 компании.

И еще один вариант, который так же часто можно встретить, когда Вы не пишете свою должность:

На Японском:

初めてメールいたします。△△と申します (はじめてメールいたします。△△ともうします)

На русском

Это мое первое письмо. Меня зовут △△

本文(Honbun) - текст письма

要旨(Yōshi) - основное содержимое.

В этом месте нужно будет объяснить причину, по которой Вы собственно пишите. Эта тема должна быть понятна сразу. Обычно своеобразной меткой, привлекающим внимание к сути служит 「さっそくですが・・・」, что означает: “Я сразу же скажу тему письма”. Или можно встретить 「さて、」－ “теперь оглашу о том, почему я, собственно, пишу…”

Обычно в разделе основного содержимого встречаются следующие предложения:

На Японском:

打ち合わせの日程について、ご相談いたします。(うちあわせのにっていについて、ごそうだんいたします。)

На русском

хотелось бы согласовать и посоветоваться насчет повестки дня (обсуждение повестки дня)

На Японском:

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。(せんじつのおれいをもうしあげたく、メールをおおくりしました。)

На русском

Хотел бы поблагодарить Вас за недавние события (человек просто пишет письмо благодарности)

На Японском:

〇〇についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。(〇〇についておわびをもうしあげたく、ごれんらくいたしました。)

На русском

Я хотел бы извиниться за тот случай с… (письмо-извинение).

На Японском:

お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。(おみつもりないようのごかくにんのために、ごれんらくいたしました。)

На русском

Я связался с Вами, чтобы Вы оценили содержание того, что я Вам прислал (информационное письмо, подразумевающее ответа от адресата)

Приведенные выше примеры только часть из множества вариантов. На этом сайте можно найти гораздо больше примеров, которые разбиты по темам.

詳細(Shōsai) - подробности и детали

В этой части письма приводятся необходимые детали, которые должны отвечать на вопросы: “что?”, “где?”, “когда?”, “кто?”, “почему?”, “как?”, “зачем?”, “каким образом?” и так далее.

Хорошим и простым примером может послужить описание мероприятия, как показано ниже. После того, как Вы написали в 要旨(Yōshi) что хотите провести встречу, в 詳細(Shōsai) Вы расписываете подробности самого мероприятия

На Японском:

内容           ビジネスメールコミュニケーション講座（ベーシック編）
日時           2020年2月20日（木）
場所           株式会社アイ・コミュニケーション　セミナールーム対
参加者         入社員もしくは研修担当
者参加費       8,640円（税込）

На русском

Содержимое           Коммуникации посредством бизнес-писем. Кафедра 
Время                20 февраля. 2020 года (четверг)
Место                Комната для проведения семинаров. Компания "Ай Коммюникейшен"
Участники            Новые сотрудники, или же ответственные лица за исследовательскую   Деятельность
Взнос за участие     8,640йен（включая налоги）

結びの挨拶(Musubi no aisatsu) - заключительная фраза

Заключительная фраза как и приветствие является шаблонным выражением.

Практически всегда в конце ставится「よろしくお願いいたします」– Рассчитываю на Вас.

Таких фраз, конечно же, очень много, например:

  • 今後ともよろしくお願いいたします。(こんごともよろしくおねがいいたします) – Надеемся на дальнейшее сотрудничество Вас с нами.
  • ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。(ごきょうりょくいただけますよう、よろしくおねがいいたします。) – Очень надеемся на сотрудничество.
  • ご検討の程、よろしくお願いいたします。(ごけんとうのほど、よろしくおねがいいたします。) – Примите на рассмотрение, пожалуйста.
  • 引き続きよろしくお願いいたします。(ひきつづきよろしくおねがいいたします。) – Мы очень надеемся на продолжение этого дела.

Очень много примеров и правил написания открывающих и закрывающих выражений есть на данном сайте

署名(Shomei) - подпись

После заключительной фразы нужно поставить подпись. Подпись, в зависимости от организации может быть как только на японском языке, так и на английском, особенно если компания международная. Обычно в компаниях есть готовый шаблон данной части, но если Вы пишите ее самостоятельно, то в нее стоит включить следующую информацию:

  • 名前 (なまえ)(Лучше всего написать свое имя латиницей, а ниже продублировать каной. Это облегчит чтение. Так же нельзя забывать, в Японии принято писать так же как и у на русском языке, в начале фамилию, а после имя. Опять же, если Вы пишите на латинице, то напишите ФАМИЛИЮ большими буквами. )
  • 会社名、部署名 (かいしゃめい、ぶしょめい) (название фирмы, отдел, подразделение и т.д.)
  • 郵便番号、住所、ビル・建物名 (ゆうびんばんごう、じゅうしょ、びる・たてものめい) (Полный почтовый адрес компании)
  • 電話番号 (でんわばんごう) (номер городского телефона. Тут обычно указывается либо Ваш номер, либо ресепшена)
  • 携帯電話番号 (けいたいでんわばんごう)(номер рабочего мобильного телефона)
  • メールアドレス (email)
  • URL (адрес сайта компании)

Пример такой подписи

На Японском:

△△ △△
株式会社 〇〇									(かぶしきがいしゃ〇〇)
〒273-0012 千葉県 船橋市 浜町 2丁目3−30 2階		(ちばけん ふなばしし はまちょう 2ちょうめ 3-30 2かい)
携帯電話 080-0000-0000						  (けいたいでんわ)
メール info@example.jp
https://www.example.jp/

На русском

△△ △△
Компания 〇〇 
〒273-0012 Тиба-кен, Фунабаши-ши, Хамачо, 2 Чоумэ 3-30 2 этаж
тел: 080-0000-0000
е-мейл: info@example.jp
https://www.example.jp/

Образец полного письма

Из выше описанной структуры теперь можно собрать целое письмо.

На Японском:

株式会社 〇〇 				
代表取締役
長谷　部豊　様
(СС: 三好 紗耶　様)

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の△△と申します。

⌈           ⌉
    本文
⌊           ⌋

ご協力いただけますよう、
よろしくお願いいたします。

------------------------------------------------------
△△ △△
株式会社 〇〇
〒273-0012 千葉県 船橋市 浜町 2丁目3−30 2階
携帯電話 080-0000-0000
メール info@example.jp
https://www.example.jp/
------------------------------------------------------

На русском

Компания 〇〇 
Исполнительному директору
Господину Хасэбэ Ютака 
(Копия: Госпаже Миёси Сая)

Благодарю за Вашу поддержку

Меня зовут △△ △△, я представитель ◇◇ компании.

⌈                   ⌉
    Тело письма
⌊                   ⌋

Очень надеемся на сотрудничество.
------------------------------------------------------
△△ △△
Компания ◇◇ 
〒273-0012 Тиба-кен, Фунабаши-ши, Хамачо, 2 Чоумэ 3-30 2 этаж
тел: 080-0000-0000
е-мейл: info@example.jp
https://www.example.jp/
------------------------------------------------------

Полезная информация

В Японской бизнес культуре письма пишутся часто и много. Зачастую это может представлять собой большую проблему, особенно для иностранцев. К счастью, все эти правила так же сложны и для большинства японцев, особенно в начале карьеры. Так что если Вы совершите какую-либо ошибку, это вполне простительно. Но лучше, конечно, почитать правила на японских ресурсах перед написанием.

Так же как и при написании статьи, многие используют различные ресурсы с примерами того, как правильно писать email и письма. Ниже приведены несколько сайтов на японском языке, которые использовались во время написания данной статьи, а так же могут стать полезными и Вам.